Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства БУОО ГАОО занимается комплектованием архива документами Архивного фонда РФ, документами по личному составу ликвидированных организаций, а также в пределах предоставленных ему полномочий осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций – источников его комплектования.
Комплектование архива (его систематическое пополнение документами Архивного фонда РФ) включает в себя три основных направления работы:
- определение источников комплектования архива;
- определение состава документов, подлежащих приему в архив;
- прием — передача архивных документов в БУОО ГАОО.
В список источников комплектования БУОО ГАОО входят органы государственной власти Орловской области, территориальные органы федеральных органов государственной власти, органы юстиции, судов и прокуратуры, учреждения кредитно-финансовой системы, научные учреждения, органы и учреждения систем здравоохранения, социальной защиты населения, культуры, образования, экономики, статистики, строительства, транспорта, сельского и лесного хозяйства, природопользования, спорта с различными формами собственности, общественные и политические организации.
В связи с преобразованиями в жизни общества, реорганизацией социально-экономической системы, управленческих и хозяйственных структур, многообразием форм собственности, ликвидацией организаций, образованием новых государственных структур, отказом негосударственных организаций от сотрудничества с архивом постоянно ведется работа по уточнению списков источников комплектования (архив ведет список № 1 организаций–источников комплектования, список организаций–источников комплектования научно-технической документацией, список граждан–источников комплектования).
Основные проблемы, возникающие в работе по определению источников комплектования архива, состава документов, их приема – передачи на хранение, связаны с разделением форм собственности на архивные документы.
Градация форм собственности на архивные документы, закрепленная Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» должна влиять и на установление круга источников комплектования архива.
В соответствии с законодательными и нормативными актами в сфере архивного дела в обязательном порядке органы государственной власти Орловской области включаются в список источников комплектования архива.
Архив взаимодействует с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями, тем самым сохраняется территориальный принцип комплектования и сложившиеся десятилетиями связи с организациями.
Принимая во внимание значимость профсоюзов в защите социальных прав работников области и решении ими вопросов социально- экономического развития региона, с 2013 года начался ввод в список источников комплектования БУОО ГАОО областных отраслевых профсоюзов (в 1990-х годах 14 областных организаций профсоюзов работников различных отраслей были выведены из источников комплектования архива в связи с общественно-политическим и экономическим кризисом в стране, повлекшим прекращение деятельности профсоюзных организаций; за последние 5 лет список источников комплектования архива пополнился отраслевыми профсоюзными организациями работников народного образования и науки, жизнеобеспечения, автомобильного и сельскохозяйственного машиностроения, связи, культуры).
БУОО ГАОО комплектуется также документами политических партий и общественных объединений (впервые в архив документы общественно-политических организаций поступили в 1994 году от Орловского регионального отделения Демократической партии России; за прошедшие годы удалось установить сотрудничество с Орловским региональным отделением политической партии «Коммунистическая партия Российской Федерации»).
Проводится работа по комплектованию, формированию и сохранению личных фондов. При этом учитывается роль держателя личного фонда в общественно-политической, культурной, научной жизни Орловского края.
На 1 января 2023 года в списке источников комплектования архива значится 131 организация, по видам собственности: федеральных- 42, областных – 68, негосударственных- 21.
Прием – передача документов Архивного фонда Орловской области в БУОО ГАОО по истечении срока их временного хранения в источниках комплектования осуществляется по согласованию с организациями.
В регионе не имеется архива по личному составу, поэтому областной государственный архив принимает на хранение данные документы (за последние 20 лет архив осуществил прием документов по личному составу практически от всех производственных объединений, существовавших на территории Орловской области (Орловский завод дорожных машин, завод вычислительных управляющих машин, завод приборов, часовой и др. заводы).
Отдел в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении в источниках комплектования, оказывает организациям методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе: в организации документов в делопроизводстве; по отбору документов в состав Архивного фонда РФ и подготовке их к передаче на постоянное хранение в БУОО ГАОО; по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу; по ведению учета документов, находящихся на хранении в архивах организаций; по совершенствованию работы служб делопроизводства и архивов организаций; в повышении профессиональной квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архивы организаций.
