Для обеспечения быстрого поиска и эффективного использования содержащейся в архивных документах информации в БУОО ГАОО к ним создана система взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников: путеводители по архивным фондам, описи архивных дел, каталоги архивных документов, межфондовый указатель, методическое пособие для поиска гражданами сведений генеалогического характера, электронные тематические базы данных и автоматизированный программный комплекс «Архивный фонд», справочники по административно-территориальному делению Орловской области.
ПУТЕВОДИТЕЛИ ПО ФОНДАМ БУОО ГАОО
Путеводитель «Государственный архив Орловской области». Орел, 1973. 267 с.
Путеводитель «Государственный архив Орловской области». Орел, 1998. 693 с.
Первое издание путеводителя (1973 г.) может быть использовано для получения сведений о времени существования фондообразователя, его функциях, реорганизациях. Информация об этом содержится в кратких исторических справках к наиболее значимым фондам, помещенным в основной части путеводителя по состоянию на 1 января 1973 года.
В отличие от первого издания путеводителя второе его издание содержит более подробные характеристики состава архивных фондов, в том числе партийных и комсомольских структур. Исторические справки к фондам в путеводителе отсутствуют из-за неполноты имевшегося научно-справочного аппарата к описям архивных фондов.
Государственный архив Орловской области / Дополнение к путеводителю /
— Орёл: ООО ПФ «Картуш», 2012. — 256 с.»
АРХИВНЫЕ ОПИСИ
Архивная опись – основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, представляет собой систематизированный перечень документов, по которому пользователем отбираются дела для просмотра.
Работу с описью следует начинать с изучения предисловия, в котором отражены сведения о времени существования и функциях фондообразователя, составе и объеме документов фонда, особенностях их систематизации, количестве описей, наличии указателей к описям и т.д.
Выявление дел по интересующим вопросам необходимо начинать с описей фондов учреждений, организаций и предприятий, в деятельности которых они непосредственно образовались. Следует обратиться к описям фондов вышестоящих организаций, в случае необходимости – фондов государственной власти и управления (в советском периоде – также фондов партийных и комсомольских структур). Например: Орловское губернское правление (ф. 4), Канцелярия Орловского губернатора (ф. 580), Орловское городское полицейское управление (ф. 672), Орловская городская дума (ф. 593), Орловский областной Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет (ф. Р-1591), Орловский обком КПСС (ф. П-52) и пр. Документы этих фондов отражают многие сферы жизни Орловщины в разные периоды времени.
ОБЗОРЫ ФОНДОВ, ДОКУМЕНТОВ
Перечень документов, выявленных в фондах БУОО ГАОО к сборнику «Голод в СССР. 1932-1933 гг.». Представляет интерес для пользователей, занимающихся этой темой.
