Отдел обеспечения сохранности документов является структурным подразделением бюджетного учреждения Орловской области «Государственный архив Орловской области».
В состав отдела входят девять архивохранилищ, в том числе:
- семь хранилищ документов на бумажной основе;
- одно хранилище страхового фонда;
- одно хранилище кинофотодокументов.
Отдел обеспечения сохранности документов:
- осуществляет хранение и рациональное размещение документов в архивохранилищах;
- обеспечивает поддержание нормативных условий хранения документов (противопожарного режима, охранного режима, светового режима, температурно-влажностного режима, санитарно-гигиенического режима);
- контролирует и осуществляет правильную эксплуатацию помещений и оборудования в архивохранилищах;
- определяет очередность проведения проверки наличия и состояния документов;
- организует работу по розыску необнаруженных документов;
- организует работу по определению физического состояния документов;
- ведет учет физического состояния дел;
- организует и проводит комплекс работ с уникальными и особо ценными документами;
- осуществляет подготовку и передачу документов на бумажной основе на реставрацию, переплет, дезинфекцию, дезинсекцию;
- проводит прием дел после реставрации, переплета;
- обеспечивает выполнение требований к выдаче документов из архивохранилищ;
- контролирует сохранность выданных документов и своевременное их возвращение в архивохранилища;
- организует и осуществляет учет документов в архивохранилищах;
- организует и проводит комплекс работ по созданию фонда пользования в электронном виде;
- организует и осуществляет прием документов на государственное хранение и их рациональное размещение в архивохранилищах;
- организует и проводит работу по снятию ограничительных грифов на использование архивных документов.
