Обеспечение сохранности документов

Отдел обеспечения сохранности документов является структурным подразделением бюджетного учреждения Орловской области  «Государственный архив Орловской области».  

В состав отдела входят девять архивохранилищ, в том числе:

  • семь хранилищ документов на бумажной основе;
  • одно хранилище страхового фонда;
  • одно хранилище кинофотодокументов.

Отдел обеспечения сохранности документов:

  • осуществляет хранение и рациональное размещение документов в архивохранилищах;
  • обеспечивает поддержание нормативных условий хранения документов (противопожарного режима, охранного режима, светового режима, температурно-влажностного режима, санитарно-гигиенического режима);
  • контролирует и осуществляет правильную эксплуатацию помещений и оборудования в архивохранилищах;
  • определяет очередность проведения проверки наличия и состояния документов;
  • организует работу по розыску необнаруженных документов;
  • организует работу по определению физического состояния документов;
  • ведет учет физического состояния дел;
  • организует и проводит комплекс работ с уникальными и особо ценными документами;
  • осуществляет подготовку и передачу документов на бумажной основе на реставрацию, переплет, дезинфекцию, дезинсекцию;
  • проводит прием дел после реставрации, переплета;
  • обеспечивает выполнение требований к выдаче документов из архивохранилищ;
  • контролирует сохранность выданных документов и своевременное их возвращение в архивохранилища;
  • организует и осуществляет учет документов в архивохранилищах;
  • организует и проводит комплекс работ по созданию фонда пользования в электронном виде;
  • организует и осуществляет прием документов на государственное хранение и их рациональное размещение в архивохранилищах;
  • организует и проводит работу по снятию ограничительных грифов на использование архивных документов.