Использование архивных документов и обеспечение потребности общества в ретроспективной документной информации строится в отделе по следующим основным направлениям:
- Информационное обеспечение пользователей (исполнение тематических и генеалогических запросов)
Исполнение тематических и генеалогических запросов является одним из основных направлений деятельности отдела. Возросший интерес граждан к истории своей малой родины и корням стал причиной значительного роста запросов, поступающих в архив. В 2023 году отделом исполнено 605 запросов (тематических, в том числе генеалогического характера).
- Выставочная деятельность
Экспонирование архивных документов на выставках – одна из популярных форм использования документов. Ежегодно в стенах архива организуются выставки документов (стендовые и стационарные), посвященные знаменательным датам и выдающимся личностям в истории Орловщины. Архив активно участвует в подготовке выставочных проектов, организуемых музеями, библиотеками и другими учреждениями Орла и области. В 2016 г. в архиве состоялась историко-документальная выставка «Орёл. Культурные традиции прошлого», в 2017 – «История образования и просвещения. Гимназии в Орле», в 2018 – «Орловские дворяне Тургеневы и Лутовиновы на страницах архивных документов» (к 200-летию со дня рождения И.С. Тургенева), в 2019 — «Орловский губернаторский корпус (1778–1917 гг.)». После длительного перерыва, связанного с COVID-19, в 2023 г. в архиве состоялась стационарная выставка «Желая определить в женскую гимназию дочь мою… » , посвященная истории женских гимназий в Орле, для учащихся и студентов.
С 2015 года активно используется новая форма выставочной деятельности – виртуальные историко-документальные выставки, которые размещаются на сайте архива. Виртуальные выставки дают возможность получить доступ к архивным документам по определенной теме любому пользователю интернет-пространства. Экспонируемые документы сопровождают авторские комментарии и исторические справки. За период с 2017 по 2019 г. подготовлены следующие виртуальные выставки: «Октябрь спустя столетие. Лики революции»; «Архив через призму столетия», посвященная 100-летию государственной архивной службы России; «Театральная жизнь орловской провинции (последняя четверть XIX – начало XX в.)» и «На передовой культуры. Орловский областной драматический театр в 1939–1949 гг.», подготовленные в рамках Года Театра в России. В 2020 г. на сайте представлены следующие виртуальные выставки: «Орловский архив в лицах» (к 100-летию создания Госархива Орловской области); «Крым в истории Орловского края (по документам второй половины XIX — начала ХХ в.)»; «Я, партизан Великой Отечественной войны…»; «Все для фронта, все для победы!»; «Без срока давности», подготовленные к 75-летию Победы. В 2021–2023 гг. подготовлено несколько виртуальных историко-документальных выставок: «О барстве и рабстве» (к 160-летию отмены крепостного права); «Шатиловская сельскохозяйственная опытная станция в 1920–1930-е гг.»; «Сплочённые огнём» по истории пожарной охраны в г. Орле в 1917–1928 гг.; «Писатель-фольклорист П.И. Якушкин» (к 200-летию со дня рождения известного собирателя народного фольклора); «Архивные документы первых дней войны»; «Война 1812 года в судьбе Орловщины»; «Орловской области 85: события, даты, люди»; «Родина Н. Я. Данилевского – Орловский край», приуроченная к 200-летию со дня рождения русского философа, публициста, естествоиспытателя; «Забота о народном благе» о деятельности обществ трезвости в Орловской губернии; «Вы взрослели под грохот снарядов…» (к 80-летию освобождения г. Орла и Орловской области от немецко-фашистских захватчиков).
13 сентября 2020 г., в Международный день памяти жертв нацизма, в Орловском военно-историческом музее состоялось открытие подготовленной архивом передвижной стендовой выставки документов «Без срока давности» о трагедии мирного населения Орловской области в годы Великой Отечественной войны.
Сотрудники отдела являются постоянными участниками научно-практических конференций, устраиваемых Орловским областным отделением Российского общества историков-архивистов, орловскими вузами, музеями и библиотеками. Их сообщения, подготовленные на основе архивных источников, публикуются в сборниках, издаваемых по материалам конференций и музейных чтений. Так, в 2018 году сотрудники отдела приняли участие в четырех конференциях: в Международной научной конференции «Документальное наследие: прошлое и настоящее», состоявшейся 23 мая в Брянске; в VI Международной научно-практической конференции «Мир оружия: история, герои, коллекции», организованной Тульским государственным музеем оружия 3–5 октября; в Пятнадцатых Денисьевских чтениях (Международной научно-практической конференции по библиотековедению, библиографоведению, книговедению и проблемам библиотечно-информационной деятельности), состоявшейся 18–19 декабря в Орле; в XI научно-практической конференции, организованной Орловским областным отделением Российского общества историков-архивистов «История длиною в век» (к 100-летию государственной архивной службы России).
Исследовательские работы сотрудников отдела печатаются в центральных и местных научных и научно-популярных изданиях: в журналах «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Вестник Орловского государственного университета», «Орловский военный вестник» (г. Орёл) и др. В 2018 году к 100-летию государственной архивной службы России в журнале «Отечественные архивы» была опубликована статья «И.С. Комягинский – первый руководитель архивной службы Орловского края», в которой освещены неизвестные страницы жизни краеведа, общественного деятеля, архивиста. В 2022 году вышла в «Отечественных архивах» вышла статья «Орловская ученая архивная комиссия. 1884–1920 гг.».
При участии сотрудников отдела были подготовлены архивные издания: справочник «Административно-территориальное деление Орловской области 1928–2011 гг.» (2014); сборник документов «С правдой о войне. Письма 1941–1945 гг.» (2015); обзор документов «Первая мировая война и Орловская губерния (1914–1918 гг.)» (2017); «Новые деревни и поселки Орловской губернии (1917–1928 гг.)» (2018).
К 75-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг. отдел осуществлял подготовку регионального тома 23-томного издания сборников архивных документов «Без срока давности» (2020), презентация которого состоялась в рамках Международного научно-практического форума «Уроки Нюрнберга» 20 ноября 2020 г. в Москве в Музее Победы. Основу сборника составили документы фонда Р-691 «Орловская областная комиссия по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников и причиненного ими ущерба гражданам, колхозам, общественным организациям, государственным предприятиям и учреждениям СССР». Из 297 документов, вошедших в сборник, более 80 % было опубликовано впервые.
К 85-летию образования Орловской области издан сборник «Прошлое за архивной строкой» (2022), состоящий из статей сотрудников госархива и руководителей архивной службы области по истории Орловщины. Издание награждено Почетной грамотой Орловского облсовета за победу в конкурсе краеведческих книг «Мой край, моя судьба, моя Орловщина» в номинации «Историко-документальное краеведческое издание».
- Документально-информационное обеспечение СМИ, городских и областных мероприятий
Архив популяризирует богатство архивного фонда области и свою деятельность по его сохранности и использованию в средствах массовой информации. В последние годы его сотрудники предоставили информацию из архивных источников для программ орловских телеканалов «Доброе утро, Орёл!», «Вести Орёл», «Оперативный эфир». Сотрудники отдела стали участниками двух популярных программ Первого Российского канала «Моя родословная», в которых рассказали о результатах родословных изысканий о предках актера Егора Бероева и певицы, заслуженной артистки Алены Свиридовой. Архивные документы по истории одного из старейших городов Орловского края были использованы в документальном фильме «Ливны. Царский круг» (2018), подготовленном ГТРК «Орел».
В 2023 году сотрудники отдела стали участниками двух тематических программ «Утро России. Орёл» (ГТРК «Орёл») о составлении родословных по документам архива (ГТРК «Орёл), «Продленка по истории» о визитах императоров в Орёл (АО «ОТРК» — «Первый Областной»).
На страницах местных газет «Орловская правда» и «Орловский вестник», «Орловская городская газета»публикуются статьи по краеведческой тематике. Там же печатаются материалы об архивных выставках. В 2023 году начальник отдела Л. М. Кондакова, внештатный сотрудник газеты «Орловский вестник», награждена дипломом II степени Всероссийского конкурса «Золотой гонг» за серию публикаций «Орловские зарисовки» в номинации «Журналистский дебют года».
Заметно участие архива в студенческих семинарах, лекториях, городских и областных общественных мероприятиях, на которых сотрудники выступают с докладами и сообщениями с использованием мультимедийной презентации архивных документов. Одной из традиционных и популярных форм работы отдела является проведение экскурсий о составе и содержании документов архива с демонстрацией уникальных источников.
- Интернет- проекты
Сотрудниками отдела осуществлены два интернет-проекта: «Партизаны и подпольщики Орловщины» и «Участники Орловско-Курской битвы», направленные на популяризацию архивных источников и сохранение исторической памяти о вкладе соотечественников в Победу в Великой Отечественной войне в 1941–1945 гг.
В отделе использования и публикации документов работает пять сотрудников, в том числе два сотрудника читального зала.
